乘风破浪,扬帆起航 ―关于更新教学档案管理工作观念的几点思考
发表人:admin 发表日期:2009-11-20 21:52

乘风破浪,扬帆起航

―关于更新教学档案管理工作观念的几点思考

曹  玲

 

[内容摘要] 教学档案是教学管理和教学活动的真实记录,是改进教学工作,促进教学交流,提高教学质量的信息资源,在开展教育研究,探索教育规律中发挥着积极作用。本文通过对教学档案特点及内容的分析,提出当前教学档案管理工作存在的主要问题,思考就如何加强教学档案管理工作,为教学改革服务提出相应的对策,提出粗浅的一些观点。

 

[关键词] 教学档案;教学改革;管理

 

     21世纪随着青少年社会教育规模的扩大,新的历史时期,我们肩负使命,深刻认识教学工作应“全面贯彻教育方针,更新思想观念,加强素质教育,提高教育质量”。我们的中心任务就是搞好教学工作。而围绕教学活动所产生的大量的各种类型的文件材料,诸如教学计划、教学大纲、教学改革以及各种规章制度等内容,就形成了教学档案,在实际工作中,越来越彰显其重要作用。

一、合理利用档案信息资源服务于教学改革是新形势下档案工作发展的必然趋势

     教学档案是广大教职工在长期教学活动中创造和积累的知识财富和劳动结晶,由自下而上又自上而下的产生和收集整理所形成的,具有特定社会教育教学风格特色的表现形式或真实记录。

教学档案是在教学实践的活动中直接形成的具有保存价值的原始记录材料,足可见其在教学研究、教学管理、教学建设、教学评价和教学考核中独具特色且占有相当重要的地位,在教学管理中,起着特殊的作用。是教学管理活动的参考依据,在教学活动中的各个环节,是教学评估工作的最基本、最主要、最可靠的信息载体和依据。

二、发挥档案信息资源的潜在优势是强化以教学改革为中心的全面质量建设的重要保证

  档案信息资源的开发利用是档案管理的重要组成部分,档案其实是一种极为重要的资源,它的价值和作用是客观存在的。搞好教学档案信息资源的开发利用,实际上是解决了教学、决策和管理等工作的“参谋建议”的大问题,档案工作应努力做到为决策层服务,做到“参谋建议”的作用,这个“参谋”就是指档案信息资源的开发利用,从一个侧面表明了档案工作的重要性。

三、教学档案管理工作的基本特点

 档案来源于实践,又服务于实践, 这是教学档案的根本特点。

1、档案内容的广泛性

归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,对单位和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。归档的教学档案必须能够反映教学管理和教学实践活动的全过程,以保证教学档案具有完整性、准确性和系统性的特点。

2、档案来源的分散性

教学档案的来源很多,如教学计划、教案、学科建设、专业的设置,专业建设材料、教学科研关于科研成果的材料,如论文、专著和成果奖励,听课、评课记录以及各种课题研究、项目申报材料等。

3、档案形式的多样性

目前我们的教学档案呈现出各种形式,有传统的纸张档案,有电子文件,有举办各类学术交流会议、活动的照片、录音、录像资料及各种获奖证书、奖证奖状等实物材料。由于教学活动的多样性,记录活动的形式也是多样的,只有档案资料的多样性,才能真实确切地反映多样教学活动的面貌,才更具档案的作用及价值。

4、档案的周期性和成套性

青少年宫的培训是以学期为进行的,所以档案的收集呈现出周期性的特点。我单位招生安排每年主要按照春季学期和秋季学期进行,具有成套性的特点。

5、档案的连续性

教学档案是教育研究不可缺少的必要条件,当代科学技术进步,是借鉴过去的点滴经验,在原有的基础一步步发展起来的。教育研究本身就具有很强的连续性和继承性,今天的成就离不开昨天的成果。

四、教学档案管理工作的主要内容

结合目前教学档案的以上五个特点,我认为教学档案管理工作主要内容应包括以下几个方面:

1、教学档案原始资料的收集工作。这是搞好教学档案的最基础的工作,建立教学档案的目的在于更好地利用它,没有系统、全面和真实的原始资料,就没有教学档案的科学性和参考指导作用,由于教学活动的多样性、广泛性、分散性等,参与人员的多方位性、多层次性,并且它又是一个动态过程,因此,教学活动原始资料的收集工作是十分复杂和艰巨的,只有参与教学活动和管理工作全体人员的高度和积极参与,才能收到良好的效果,这是做好教学档案工作首先要处理和解决好的一个关键问题。但在实际工作中,有的材料未能及时归档,有的是材料收集不够齐全,因此造成原始材料信息的丢失或失真,又如:有的教师参加全国性的专业会议或活动,在会议中取得的工作有关的资料、文件,往往留在参会个人手中或者丢失,也难以及时进行收集、整理,因此,我们不但要对参与教学活动和管理工作的教职工进行重视教学档案工作的宣传教育工作,更需要建立必要的规章制度,(例如:教师业务档案登记管理制度、教师教学活动申报制度等),以明确各自在教学档案管理中的任务和职责。

2、教学档案的整理工作。教学档案只有集中统一、科学规范进行管理,才能发挥其对现实工作的参考与指导作用,使我们的工作不断开拓创新,提高质量和水平,这是档案工作的重要意义所在。我们可以根据自己的教学实际情况灵活多便的制定教学档案分类目录,分类归纳整理。 

3、教学档案的特殊性。原始资料来源庞杂繁多,形式多样,因此在分类整理过程中,要选择那些对教学工作质量和教学管理工作水平和效果影响较大的因素和问题建档,并做到分类准确、编排有序,目录清楚、装订整齐,通过整理使每份档案达到完整、真实、精炼、实用,并随着教学改革的深化和教学管理工作的加强,教学档案的内容也应当予以相应调整。

4、教学档案的保管和利用。系统完整的教学档案是教学工作的历史积淀,也是经验总结,是单位的宝贵财富,应当充分发挥其借鉴指导和警示作用,经过分类整理的教学档案,一定要便于借阅使用,信息多是来自实际教学活动,具有直接参考价值。

5、教学档案的鉴定销毁工作。档案的管理依赖于人力、物力及保管空间的支持,而这些资源总是有限的,因此,档案管理要建立相应的档案管理制度,对保管期限已满、已经失去保存价值的档案,组织鉴定、造册,报请领导批准后予以销毁。

五、加强教学档案管理工作,为教学改革服务

教学档案管理是单位的一项基础性管理工作,是加强单位教学基础建设,强化教学管理,科学规范教学活动和教学行为,深化教学改革,不断提高教学质量一个必不可少的管理环节,教学档案可以提高教学工作起点,少走弯点,开拓创新。

为此,我们应采取如下对策和措施:

1、领导重视。强化教职工的档案意识,教学档案工作没有全体人员的参与和重视,不可能做到及时完整地收集真实原始性的教学档案,因此,首先要在全员内全面深入反复进行教学档案工作意识的教育,这是由教学档案信息资源的原始性和广泛性的特点和要求所决定的。

2、从本单位性质出发,内容上做到“重点”收集整理。先在遵循文件以年度、保管期限、机构三种分类方法的同时,根据单位的不同性质,在收集整理档案时,有重点的归档文字。在做好本单位文书文件归档的同时,重点做好一些有价值文件的整理归档,对一般性文件做短期文件归档,体现本单位重点工作内容的存储,为日后的档案利用奠定基础。

3、从工作需要出发,排列上做到“分线”归档材料。文件的排列在坚持“事由原则”的前提下,根据本单位的工作需要,从便于查阅的角度出发,形成的文件按事由“分线”归档。所谓分线归档,就是根据单位文件性质、特点按学科在文件排列上按学科类别、学科内容名称选择一种适合本单位的归档管理模式。(如我们可以按照书画院、棋院等大学科进行分类),对变化较大的项目(如教师参展、参赛活动情况等)可选择一种排列方式,一旦这种方式确定下来,就不应反复变化,否则对今后的归档与查阅带来不便。

4、从开发利用出发,方法上做到“人机”并行启动。为充分开发利用好本单位的各类档案,在整理归档各个年度档案时,应纸质文件归档和计算机管理同时进行。首先可进行纸质材料的归档准备,同时开展项目材料的完善性审查;之后完成纸质文件的归档;最后进行计算机录入工作(对于直接形成的电子版文件应做该归档文件的刻录备份管理,逐渐达到本单位形成材料的电子文件归档管理),达到“人机”并行启动。

5、适时完善档案,进行档案应用“连接”。建立档案的目的在于利用,因此教学档案的的开发利用情况是档案后续归档的补充,这项工作往往被忽视,因此,在日常工作中,应适时完善档案的开发利用补充,对指导今后的的档案管理工作意义重大。

6、充分利用档案,为教学、教研服务

(1)利用档案,为教学服务。利用教学档案为教师授课服务。如同一学科的同一教学内容,对刚刚走上教学岗位的教师,可通过过去本学科教师的讲义等内容的查阅,以便从中得以启发,为完成培训大纲规定的教学任务,同时在教学方法上给予借鉴,从而达到理想的教学效果。对不同学科的教学内容,老教师们可以通过培训纲目相互借鉴,通过对教学主题、教学难点、教学重点等内容的分析把握,取长补短,开展交流研讨,不断促进教学质量提高。

(2)严格管理程序,坚持教学材料形成部门立卷的原则,教学材料由谁产生由谁立卷归档,这样便于及时掌握教学档案的行踪,容易收集齐全。

(3)利用档案,为教科研服务。对教师参加的各项活动,参展、展赛、参演、教研活动等收集原始材料和凭证,为积累教学成果,以科研促进教育改革,以科研提高教师质量,推动工作持续发展。

7、积极提供利用。充分发挥教学档案在教学改革中的重要作用。档案既是历史的写实与记录,也是新工作的起点和开端,完整真实的教学档案记载着参与教学和管理的广大教职工在教学活动过程中的具体表现,包括:创新经验、失误与差错、受到表彰奖励及处罚的情况,具有激励和警示作用,充分利用这些档案使其发挥管理教育作用,提高广大教职工提高教育教学质量的自觉性和积极性,以充分实现加强教学档案管理工作的初衷和目的,充分发挥教学档案的借鉴作用,可以直接引领新的工作在原有基础上起步,有效地进行改革和创新,从而推动教学改革的深化、教学管理工作的强化,促进教学质量的提高。

我们始终坚持以“为教育教学活动服务,为青少年宫的改革发展服务”为宗旨,随着教学档案管理工作的不断深入,一定会给教学改革增添光彩!

点滴感受,不足之处请领导和老师们指正!